Onboarding zahraničních pracovníků: plán prvních 90 dnů

Prvních 90 dnů rozhoduje o tom, zda se nový zahraniční pracovník v práci zorientuje a zůstane. Tento článek nabízí plán zapracování (onboardingu) po fázích. Zákonný a sociální rámec integrace, tedy lhůty, adaptačně-integrační kurz, rodinu a trvalý pobyt, popisujeme v článku Integrace zahraničních pracovníků v Česku. Jak pracovníky udržet dlouhodobě, rozebírá článek Retence zahraničních pracovníků v ČR.

Lhůty v plánu vycházejí ze zákona. Délka jednotlivých fází je doporučení z praxe, ne předpis.

Fáze 1: Před příjezdem (zhruba měsíc předem)

Pracovník by měl ještě před cestou vědět, co ho čeká:

• Uvítací balíček v jazyce, kterému rozumí: fotografie a adresa ubytování, cesta do práce, program prvních dnů, kontakty na mentora a personální oddělení, tísňová linka 112.
• Krátký videohovor s mentorem, aby věděl, kdo ho po příjezdu přivítá.
• Seznam, co si vzít s sebou a co bude připraveno na místě.
• Pracovní smlouva, popis mzdy, odvodů a případných srážek a bezpečnostní pokyny v jazyce, kterému pracovník rozumí.
• Připravené ubytování: lůžkoviny, vybavená kuchyně a koupelna, funkční internet.
• Kontrola, že cestovní zdravotní pojištění kryje dobu od vstupu až do nástupu do práce (§ 42h odst. 3 zák. č. 326/1999 Sb.). Od nástupu bude pracovník ve veřejném zdravotním pojištění.

Fáze 2: Příjezd a první dny (do vydání Potvrzení)

Nejnáročnější období. Pracovník je unavený z cesty, v neznámém prostředí a často se mu stýská po domově.

• Vyzvednutí na letišti nebo nádraží někým z firmy, ideálně mentorem.
• Prohlídka ubytování a okolí: obchod, lékárna, zastávka, cesta do práce.
• Pomoc se SIM kartou a bankovním účtem.
• Registrace na pracovišti MV: s vízem D/VR do 30 dnů od vstupu (§ 44 odst. 1 zák. č. 326/1999 Sb.). Termín sjednejte co nejdříve. Potvrzení o splnění podmínek, se kterým smí pracovník nastoupit, vydává MV obvykle při registraci nebo snímání biometrie (§ 89 odst. 4 zák. č. 435/2004 Sb.; MV).
• Čas na odpočinek. Do vydání Potvrzení žádná práce, ani zkušební směna. Šlo by o nelegální práci (§ 5 písm. e) bod 2 zák. č. 435/2004 Sb.).

Fáze 3: Hlášení před první směnou

Den nástupu stanovte až podle data Potvrzení. Potom:

• Přihlaste zaměstnance do evidence ČSSZ nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem a nejpozději před okamžikem nástupu (§ 19 odst. 1 písm. a) zák. č. 323/2025 Sb.). U cizinců je povinné úplné přihlášení, zjednodušená předregistrace platí jen pro občany ČR (ČSSZ).
• Informujte Úřad práce ČR o nástupu cizince nejpozději před okamžikem nástupu. Od 1. 4. 2026 jen elektronicky přes JMHZ (§ 87 zák. č. 435/2004 Sb.; MPSV).
• Nástup oznamte zdravotní pojišťovně do 8 dnů (§ 10 odst. 1 písm. a) zák. č. 48/1997 Sb.).
• Pokud pracovník nenastoupí, oznamte to ČSSZ do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu (§ 19 odst. 4 zák. č. 323/2025 Sb.) a Úřadu práce ČR nejpozději do 45 kalendářních dnů ode dne, kdy byly splněny podmínky pro vydání karty (§ 88 odst. 2 zák. č. 435/2004 Sb.).

Fáze 4: První týden v práci

• Školení BOZP při nástupu (§ 103 odst. 2 zákoníku práce), s tlumočením nebo přeloženými materiály. Ověřte, že pracovník pokynům skutečně rozumí.
• Prohlídka pracoviště a představení týmu: mistr, mentor, personalista.
• Odborná školení podle druhu práce.
• První směny s mentorem bez očekávání plného výkonu.
• Vysvětlení docházky, přestávek a pravidel pro dovolenou a nemoc.

Fáze 5: První měsíc

• Pravidelný rozhovor mezi čtyřma očima s mentorem, například jednou týdně.
• Začátek výuky češtiny v čase, který odpovídá směnám.
• Seznámení s pracovním řádem a s tím, komu a jak hlásit problém.
• První výplata ve sjednaném termínu. Mzda je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni vzniklo právo (§ 141 odst. 1 zákoníku práce). Projděte s pracovníkem výplatní pásku. Zaměstnavatel musí vydat písemný doklad o složkách mzdy a srážkách (§ 142 odst. 6 zákoníku práce).
• Převzetí průkazu zaměstnanecké karty do 60 dnů od snímání biometrie. U první karty připravte potvrzení zaměstnavatele o nástupu do zaměstnání (§ 44 odst. 3 a § 44a odst. 14 zák. č. 326/1999 Sb.).
• Neformální akce s týmem, třeba společný oběd.

Fáze 6: Druhý a třetí měsíc

• Měsíční hodnoticí rozhovor a anonymní dotazník spokojenosti v jazyce pracovníka.
• Postupné převzetí plné odpovědnosti.
• Rezervace adaptačně-integračního kurzu, který musí držitel karty absolvovat do 1 roku (§ 155b zák. č. 326/1999 Sb.).
• Rozhovor o dalším rozvoji. Plánujete-li přeřazení na jinou pozici nebo pracoviště v jiné obci, musí ho držitel karty oznámit MV nejméně 30 dnů předem a nastoupit smí až po doručení Sdělení o splnění podmínek (§ 42g odst. 7 zák. č. 326/1999 Sb.; MV). Zvýšení mzdy na stejné pozici se neoznamuje.

Na čem plán stojí

• Mentor není nadřízený. Pracovník se ho nebojí zeptat ani říct o problému.
• Jazyk: pokyny v jazyce, kterému pracovník rozumí, a pravidelná výuka češtiny. Cíle si stanovte s lektorem podle výchozí úrovně.
• Individuální přístup: na svátky, stravování nebo víru se ptejte konkrétního člověka, nic nepředpokládejte. Kde to provoz dovolí, umožněte dovolenou nebo výměnu směny.
• Spojení s rodinou: spolehlivé internetové připojení v ubytování.
• Právní jasnost: pracovník má rozumět smlouvě, mzdě, odvodům a dovolené, která činí nejméně 4 týdny v kalendářním roce (§ 212 odst. 1 zákoníku práce).

Jak poznáte, že plán funguje

Ukazatele si určete předem a vyhodnocujte je po 30, 60 a 90 dnech: kolik pracovníků z nástupní skupiny zůstává, docházku, pracovní úrazy, výsledky anonymních dotazníků a otázky, které zůstaly bez odpovědi. Srovnávejte se svými předchozími nástupy.

Jak pomáháme

Humble Hunters může zapracování převzít nebo s ním pomoci, od přípravy příjezdu a ubytování po jazykové kurzy a kulturní orientaci v rámci odborného školení. Rozsah a cena závisí na počtu a profilu pracovníků, vyžádejte si nabídku.